Aunque usted piense que su compañía es demasiado pequeña para tener una "administración de recursos humanos" formal, debería tener en cuenta que la información que tiene en sus archivos es potencialmente volátil.

¿Qué sucedería si la información confidencial sobre cualquiera de sus empleados se hiciera pública? En el mejor de los casos la experiencia pudiera ser muy dolorosa para todos los involucrados; en el peor de los casos, usted o su empresa pudieran ser demandados por violación de una comunicación privada.

Para evitar una situación de esta índole, usted debería estar absolutamente seguro que sus archivos están protegidos contra cualquier acceso no autorizado. Todos los archivos deben mantenerse confidenciales no importa cuan pequeña sea su empresa.

En el caso de compañías pequeñas, los archivos confidenciales deben ser guardados en un lugar seguro, con el acceso limitado a aquellas personas que tienen una razón legítima para verlos. En la mayoría de los casos estas personas serían usted y el supervisor inmediato del empleado si lo hay.

Si su empresa solamente tiene dos eslabones en la cadena de mando -usted y su empleado- ningún empleado debe tener acceso al archivo de otro empleado. Los archivadores deben mantenerse bajo llave por razones de seguridad, especialmente de noche. Si la empresa tiene sus archivos computadorizados, estos deben estar en un sistema distinto al de los otros archivos. No debería existir la posibilidad de acceso en la red de computadoras. En caso de duplicarlos para seguridad, debe mantener esos discos bajo llave.

Los informes médicos representan una responsabilidad aún más grande. Se recomienda mantenerlos separados de cualquiera otra documentación, ya que la información médica sobre su personal es con frecuencia de índole extremadamente sensitiva. Si sus archivos de personal incluyen la documentación para seguros médicos, solamente la persona o personas responsables por la administración del plan de seguro de su compañía pueden tener acceso a dichos archivos.

Sus archivos de personal son una valiosa fuente de información sobre sus empleados, por lo que deben ser cuidadosamente guardados y mantenidos al día con revisiones periódicas de desempeño y otras informaciones pertinentes.

Manteniéndolos protegidos, ayuda a proteger también a su empresa.