CONFIDENCIALIDAD #3

COMO SELLAR LOS LABIOS DE SU PERSONAL

Depende de usted el advertir a sus empleados sobre el tipo de situaciones que pueden comprometer a la seguridad de la empresa, y de instituir un programa para proteger la privacidad de su negocio.

Quédese tranquilo, usted no tiene que inventir en equipo costoso y altamente técnico como sistemas de televisión de circuito cerrado, ni trituradoras de papel industriales con compactadoras incorporadas. Hay muchas maneras básicas y de bajo costo para evitar posibles fugas de información.

A continuación, le presentamos algunos métodos de protección que expertos en administración y dueños de compañías recomiendan para que usted y su personal aprendan y practiquen.

• Adquiera destrezas telefónicas. La vasta mayoría de las divulgaciones no autorizadas de información ocurren por teléfono. Asegúrese que usted y sus empleados sepan con quién están hablando por teléfono antes de transmitir cualquier información sobre la empresa. Entrene a sus recepcionistas a referir cualquier pregunta fuera de lo normal a la persona encargada de relaciones públicas.

• Establezca procedimientos para visitantes a la estación. Cuando personas extrañas a la compañía visitan los estudios u oficinas, siempre deberán ser introducidos o acompañados por un miembro del personal, aún si solicitan usar el sanitario o el teléfono. Además, se retiran (por completo, no solo se voltean o ponen a un lado) del escritorio de la persona que recibe la visita, todos los documentos confidenciales. Cuando la visita termina, un empleado acompaña al visitante a la salida.

• No discuta asuntos de negocios en lugares públicos. Esto incluye restaurantes, bares y aviones. Cuando se reunen los empleados a nivel social después del trabajo y quieren conversar sobre su día en la oficina, deberán estar entrenados a recordarse los unos a los otros casi como por reflejo el no mencionar los nombres de clientes. Se deben advertir el no mencionar nombres de relacionados en general.

• Mantenga privados sus planes de viaje. Asegúrese que su secretaria no divulge los horarios de viajes de miembros del personal a nadie fuera de la empresa. Este tipo de información pueden darle indicios a la competencia con respecto a sus oportunidades de mercadeo, socios estratégicos, nuevos proveedores u otra información similar.

• Al viajar mantenga todo material confidencial consigo. Cualquier información sensible deberá estar bajo llave en un maletín que usted lleva consigo. Nunca empaque material confidencial en maletas que se entregan a la aerolínea, ya que podrían ser abiertas y los documentos podrían ser revisados, o en último caso, el equipaje puede perderse.

• Evite el cumplimiento excesivo de normas sobre archivos reglamentarios. De acuerdo con la leyes relacionadas con la libertad de información, una gran parte de la información en archivos está expuesta a escrutinio público. Sea honrado, pero solo revele el mínimo necesario de información. Consulte a un abogado para saber cuáles datos pueden ser legalmente retenidos.

• Censure la información que su personal presenta en conferencias técnicas. Si su estación incluye técnicos o ingenieros, averigüe si ellos someten artículos a revistas o conferencias profesionales. Aunque es necesario que su gente vaya y participe en estos foros como parte de su crecimiento profesional, usted también necesita poder decidir si cierto tipo de información es demasiado confidencial para ser presentada.

• Incluya la confidencialidad como una destreza que se revisa en la evaluación del desempeño de sus empleados. Esto sirve para enfatizarle a sus empleados la importancia que tiene la seguridad en su empresa. Las evaluaciones de rendimiento deberán incluir una pregunta que se refiera a si los empleados tratan la información sobre los clientes con el nivel apropiado de confidencialidad.

• Ponga en práctica algunas medidas sencillas de seguridad. Compre archivadores que se puedan cerrar con llave. Inicie un sistema de claves secretas o passwords en sus computadoras para proteger sus bases de datos.

• Adquiera una trituradora de papel de precio razonable. Manténgala al lado de la máquina fotocopiadora para que copias de mala calidad que contengan información confidencial no sean tiradas descuidadamente en el basurero. También coloque una trituradora de papel cerca de su escritorio al alcance de su mano. Si la trituradora está algo lejos y fuera de vista, es posible que la persona no se levante para ir a usarla.

• Pida a sus empleados que firmen acuerdos de confidencialidad. Aunque no es necesario un acuerdo de esa naturaleza para ponerle una demanda judicial a un empleado por divulgar secretos de la empresa, su existencia transmite a los empleados un mensaje sobre la importancia que le dan los jefes a la discreción. Sin embargo, recuerde solicitar el consejo de un abogado al prepararse este tipo de acuerdo.

• Discuta el asunto de la confidencialidad con los empleados que abandonan la compañía. Durante la última entrevista con un empleado, recuérdele a aquellos que han firmado acuerdos de confidencialidad que tienen una obligación hacia la compañía, y de las consecuencias legales si no la cumplen.

• Marque documentos confidenciales como tales. Un sello rojo en la parte superior de la primera página es suficiente para comunicar este mensaje a los empleados.

• Proteja la información sobre la compañía en el trato con los clientes. Adapte la información que revela al público que lo escucha. Para una reunión inicial haga una presentación general de las capacidades de la empresa; si al cliente le interesan dé una presentación más detallada en la que hable sobre capacidades específicas. Ya para prospectos serios con quienes se haya reunido varias veces, ofrezca entonces información específica sobre cómo su empresa ejecutaría el trabajo.

• Revise todos los documentos públicos emitidos por su empresa. Por ejemplo, revise los informes que se emiten para la prensa para estar seguro que no contengan ninguna información confidencial.

• Nunca envíe información sensible por fax, a menos que el destinatario la espere junto a la máquina. Las posibilidades son, que el que recibe la información tenga su máquina de fax en un lugar bastante público. Usted debería tener su máquina de fax en un lugar seguro, como mínimo dentro de la oficina de alguien en vez de un lugar de mucho tráfico.

• Dele a sus empleados charlas alentadoras sobre el tema de la privacidad. Dígales que una razón clave por la cual la estación está prosperando es porque tiene control sobre su información y la competencia se entera de los planes, promociones y programas cuando ya están en el aire. Y que ellos, los empleados, están en las trincheras de la batalla para proteger esa información, porque lo que está en juego son sus puestos de trabajo. Organize una reunión de resumen cada año en la que los directores y empleados hablen sobre la importancia de la confidencialidad.

• Y finalmente del otro lado de la moneda, proteja su compañía asegurándose que sus empleados no utilicen técnicas indeseables para conseguir información sobre sus competidores. Por ejemplo, en algunas empresas, los empleados firman un documento que no solo cubre sus responsabilidades en cuanto a la confidencialidad de la compañía, sino que también estipula que no les es permitido a los empleados traer a éstas ninguna información perteneciente a un empleador anterior.

Al fin y al cabo la búsqueda de información confidencial de la competencia es una calle de dos vías. Pero si usted conoce su mercado y está seguro de sus planes y estrategias, no tiene porqué temer. En este caso su competencia sí.

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